【エクセルの便利な機能】知って活用するだけで作業効率アップ!

あなたは、エクセルの機能を全て使いこなせていますか?
おそらくほとんどの人が使いこなせないまま同じ作業を行っています。

「使いこなせない」のではなく、「知らないだけ」ということも考えられます。

エクセルにはまだまだ知らいない機能がたくさんあります。
知っているだけで作業効率アップにつながる機能もあり、
目から鱗なことも山ほどあります。

この記事では、そんなエクセルの便利な機能を解説して、
少しでも作業効率のアップにお役立ちいただければと思っています。




エクセルの便利な機能① Esc 作業の中断、取り消し

 Esc キー

例えば、関数の数式を入力していて、
間違って最初からやり直したい時、すべて「Delete」キーを使って削除していませんか?

もしくは、関数を書き換えて新しい関数を書いてはいませんか?

これでは、作業も2倍、3倍と負担がかかってしまいます。

これを解消してくれるのが「Esc」キー。
キーボードのほとんどに左上の位置するキーで、
これを一度押しさえすれば、作業の中断、作業の取り消しをしてくれます!

非常に便利なキーです。
何か間違った、やり直したいと思ったらひとまずEscキーを押しておけば解決してくれます。


エクセルの便利な機能② ウインドウ枠の固定

 ウインドウ枠の固定

エクセル上で下にスクロールしていくと、見えていた部分が当然見えなくなっていきますよね。

表の頭出しや表題はそのままで、下にスクロール出来ればどれだけ便利か、
そんな風に考えたことはないでしょうか。

それを可能にしてくれる便利な機能が、
エクセルの「表示」タブにある「ウインドウ枠の固定」になります。

スクロールの影響を受けたくない列行を選んで、
「ウインドウ枠の固定」を選択するだけで、
スクロールしても固定されたまま頭出しを確認することができます。

こちらも非常に使用頻度の高い機能になります。
ぜひ覚えておきましょう。


エクセルの便利な機能③ ウインドウの分割

 ウインドウの分割

先ほどの「ウインドウ枠の固定」に近い機能にはなりますが、
選択したセルを起点にして、エクセル枠を4分割することができる機能になります。

1つのエクセルデータ上で、4つの分割することが出来るため、
一度にいくつものエクセルデータを確認したいときに便利です。


エクセルの便利な機能④ シート全体を選択



 シート全体を選択

「シートの全選択」は、「Ctrl」+「A」でも対応できる機能ですが、
また違う方法になります。

エクセル上の左上にあるタブを選択することでも
「シート全体を選択」機能を得ることができます。

こちらも意外に知らない人が多いため、
知っているだけでも作業効率はアップします。


エクセルの便利な機能⑤ 空白セルをすべて選択(「Ctrl」+「G」)

 空白セルをすべて選択(「Ctrl」+「G」)

作業する中で、空白セルだけを選択して、
空白セルになにか文字列や関数を入れたいと考えたことはありませんか?

これまでのやり方は、
空白セルを「Ctrl」キーを押しながら、一つ一つ選択して、
すべての空白セルを選択するやり方がほとんどでした。

しかし、これを一括で選択可能にするのが、
ショートカットキー「Ctrl」+「G」を使って、「空白セル」を選択することで
空白セルのみを選択することが可能です。


エクセルの便利な機能⑥ 改ページプレビュー

 改ページプレビュー

印刷設定をする時、エクセル上の印刷画面が途中で切れていたり、
1枚に収めたいのが、2枚になってしまったりと印刷の煩わしさがあったと思います。

しかし、印刷の煩わしさを解消してくれる機能が
この「改ページプレビュー」になります。

これは、印刷画面を事前にプレビューできる機能になります。

この改ページプレビュー使用時、枠を設定することで
印刷した時、その枠の設定どおりに印刷されることになります。

中には、改ページプレビュー設定のまま作業を進めることもあり、
印刷オプション画面で、印刷設定を行う必要もなくなるため、
こちらもビジネス上、使用頻度の高い機能になります。


エクセルの便利な機能 まとめ

エクセルの便利な機能について解説してきました。
便利な機能は、まだまだ知らない機能が多く、使いこなせていないのが現状です。

まずは、知ることが優先事項になります。
その後、知った機能をなんとなくのレベルで活用してみて、
どんどん身体に覚えさせていき、自分のものとしてマスターしていく。

一気にすべてを知ろうとしても限界があります。
まずは身近な必要だと感じた機能から取り組んでいけばよいかと思います。



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