エクセルに慣れてくると、それに比例してか
扱う情報量も自然と増えてきます。
シート間にまたがって関数やら機能やら駆使するようになりますが、
膨大な情報量の中から必要な情報だけを抜き出そうとする時、結構大変です。
また、合計関数SUMを使って、1つずつ指定して合計を出すのも不毛です。
しかし、必要な情報だけ、表示してくれる機能があります!
それが「フィルター機能」です。
この記事では、フィルター機能の基本的な使い方を
解説していきます。
Contents
フィルター機能はこんな時に役に立つ!
- 膨大な情報量の中から必要な情報だけを指定して表示したい
- 情報の並び順を一定法則で並び替えたい
情報が多ければ多いほどフィルター機能は力を発揮します。
アナログに1つずつ手作業でしていた作業も
一発で解決してくれることでしょう。
それでは、早速基本的な使い方について解説していきます!
フィルター機能の基本的な使い方について
日付ごとに各商店の品目の値段が決められた表があるとします。
この表から、例えば、A商店の魚だけの値段が知りたい、となった時
あなたならどうしますか?
まさか、それ以外の行項目を削除したりしないですよね?
フィルター機能を使えば一発で必要な情報だけを表示してくれます。
「フィルター」のボタンは上図の場所にあります。
セルの範囲指定をして「フィルター」を押すと、上図のように選択した項目に「▼」が表示されます。
「▼」を押すと上図のようにフィルターオプションが表示され、
オプションからフィルターの設定が可能になります。
それでは、先ほどの例、「A商店の魚だけの値段」を抽出したいと思います。
「魚」にチェックを入れ「OK」をクリックすると
上図の通り、「A商店の魚だけの値段」が表示されます。
フィルターの基本的な設定について解説しました。
それでは、次は情報を並べ替える方法について解説していきます。
フィルター機能を使って情報を並べ替える方法
先ほどと同じフィルターのオプションから並べ替えすることが可能です。
上図の「昇順」「降順」がありますよね。
これらを選択することで情報を一発で
数字が「小さい順」「大きい順」に並び変わります
A商店を起点にして「昇順」を選択した状態
A商店を起点にして「降順」を選択した状態
上図のとおり、数字が並べ変わっているのが分かりますね。
このように、フィルター機能を使えば情報の並べ替えも簡単に行うことができます。
情報の抽出、並べ替えを可能にするフィルター機能 まとめ
フィルター機能の基本的な使い方について解説してきました。
今回解説した例はほんの一例ですが、
仕事上、扱う情報量は膨大です。
いかに素早く、正確に情報を扱うか、エクセルを使いこなせれば
出世の道も開ける可能性は高まります。
このフィルター機能も使用頻度が高いため、
ぜひ使い慣れてマスターしていきましょう。
次回の記事では、さらに踏み込んだフィルター機能を活用した
関数について解説していきます。